Terhitung tanggal 1 September 2014, staf Jurusan pengganti antar waktu (baca tautan ini) mulai dihitung aktif mengemban tugas di Jurusan. Meski kami baru diberi tahu tanggal 3 September 2014 dan SK Rektor resmi baru kami terima tanggal 19 September 2014, para staf telah memulai berbagai usaha untuk dapat bekerja dengan baik sejak tanggal 3 September 2014 itu. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
Ruangan Kantor dan Common Room
Setelah melihat suasana ruangan kantor sebelumnya, kami para staf memutuskan untuk merombak ruangan tersebut. Kami melihat bahwa ruangan kantor perlu ditata ulang agar memberi ruang yang lebih leluasa bagi para staf, rekan dan mahasiswa yang akan berkunjung ke Jurusan. Menurut kami, kerapian dan suasana lapang penting.
Selain ruangan kantor, kami memperhatikan bahwa ada satu ruangan kecil di depan Jurusan yang sepertinya tak dimanfaatkan dengan efektif. Padahal, kunci ada di Jurusan. Setelah dibuka pertama kali, ruangan ini sangatlah apek dan kotor, penuh debu dan gelap. Ruangan tak ada ventilasi. Ia berisi banyak barang tak terpakai, buku-buku, loker-loker dan alat-alat elektronik yang tampaknya sudah rusak atau rusak karena didiamkan. Setelah memikirkan perencanaannya, kami memutuskan untuk memanfaatkan ruangan kecil ini sebagai ruangan semacam pantry atau common room. Di universitas-universitas di luar negeri, hal ini adalah salah satu hal wajib. Para staf bisa duduk bersama dan berbincang sambil makan siang, minum kopi atau teh. Bertemu dan berbincang antar staf adalah sangat penting, apalagi mengingat lokasi dan kesibukan tinggi masing-masing.
Beberapa barang yang selama ini memenuhi ruangan kantor Jurusan yang memang sudah kecil, seperti kulkas, meja, piring, gelas dan alat makan, kami pindahkan ke common room ini. Buku-buku, kertas, komputer, printer dan lain-lain kami atur sedemikian rupa agar seminimal mungkin menghabiskan space. Sofa-sofa yang tergeletak, terbalik, kotor dan berdebu kami bersihkan dengan sabun dan air. Kemudian, kami sikat sehingga bisa digunakan kembali. Karena tak ada colokan listrik, kami mengambil saluran listrik dari kantor Jurusan. Kabel ditata rapi dan akhirnya listrik bisa ada di common room ini sehingga kulkas dan pemanas air bisa digunakan. Karena tak ada celah ventilasi, kami putuskan membeli sebuah kipas angin. Ditambah pengharum ruangan otomatis, common room sudah bisa digunakan. Kunci diduplikasi agar semua rekan bisa menggunakannya tanpa terkecuali. Semua pekerjaan ini dibantu oleh beberapa mahasiswa laki-laki yang bersedia. Beberapa rekan dosen juga datang. Tanpa bantuan, sinergi, dedikasi dan komitmen mereka, kami tidak yakin pekerjaan ini bisa tampak seperti saat ini.
Common room ini menurut kami sangat penting, selain alasan bertemu sesama rekan tadi, staf hendaknya memiliki jam istirahat dan ruang istirahat terpisah dari ruangan Jurusan. Jika tidak, staf tidak akan bisa menikmati waktu istirahat mereka karena kemungkinan kunjungan dari mahasiswa atau rekan akan terus ada. Jika kawan-kawan pegawai bisa memiliki istirahat selama satu jam, kami rasa istirahat setengah jam ini cukup fair. Untuk menambah suasana nyaman, Jurusan harus membeli beberapa hal, seperti kipas angin dan pengharum ruangan. Untuk itu, kami menggunakan uang Jurusan. Sesuai prinsip profesionalisme, segala bentuk pertanggungjawaban akan disampaikan secara transparan.
Beberapa rekan yang sempat berkunjung menunjukkan apresiasinya dan kami ucapkan terima kasih akan hal ini. Beberapa masukan, seperti penataan, penambahan pot bunga dan seterusnyanya sangat kami terima sebagai bagian dari keterbukaan terhadap masukan.
Website Resmi Jurusan
Kami melihat, sejak awal berdiri sampai sekarang, Jurusan belum memiliki profil yang bisa dirujuk oleh orang banyak, tanpa terbatas ruang dan waktu. Profil yang ada, misalnya di http://undiksha.ac.id/id/f/fbs/jurusan/pendidikan-bahasa-inggris/, tidak cukup merepresentasikan bagaimana Jurusan yang sebenarnya. Sebuah profil, di jaman saat ini, bisa disampaikan lewat update informasi dan tampilan. Jika tidak lengkap dan updated, tentu harus dipertanyakan.
Melihat hal ini, kami kemudian bergerak membuat portal resmi Jurusan. Sebelumnya, informasi disampaikan, kadang via akun media sosial pribadi, sehingga terkesan tidak resmi. Sebuah laman (website) harus ada agar bisa menjadi corong resmi Jurusan. Corong ini juga akan menjadi ujung semua informasi sehingga bersifat satu jalur. Kami belajar dari lembaga-lembaga profesional yang ada, baik dari dalam maupun luar negeri, bahwa tampilan dan profil yang segar dan updated itu penting. Segala informasi kemudian didistribusikan agar luas melalui sosial media, seperti Facebook Page dan YouTube.
Kami kemudian menghubungi pihak Puskom dan dengan segera dibantu untuk membuat sub-domain. Cuma dalam waktu 1 jam. Kami memilih Content Management System (CMS) WordPress karena asumsi bahwa CMS ini termasuk yang paling mudah dikuasai oleh kebanyakan orang. Sehingga, jika nanti ada pergantian staf jurusan, staf tersebut bisa melanjutkan mengisi informasi dan update mengenai situasi Jurusan. Website ini bisa diakses di https://ele.undiksha.ac.id/. Meski masih sederhana, website ini akan berfungsi sebagai wadah bersama, corong resmi jurusan dan alat komunikasi sesama civitas akademika EED. Di bagian “Contact Us”, Sudah ada detil kontak untuk menghubungi Jurusan secara resmi. Bahkan sampai saat ini, sudah ada yang kontak kami karena kejelasan tersebut. Kami percaya, langkah nyata pertama itu jauh lebih penting dari sekedar kata-kata.
Email Resmi
Selama ini, kami amati bahwa email yang digunakan oleh Jurusan masih email gratisan, yaitu memakai provider Yahoo. Di sebuah organisasi profesional, email hendaknya memakai email resmi institusi tersebut. Alasan keamanan juga harus menjadi pertimbangan kenapa harus membuat email resmi. Kami kemudian menghubungi pihak terkait dan email resmi EED bisa dibuat, hanya dalam hitungan detik. Email sebelumnya, jpbi_undiksha@yahoo.co.id kami tetap forward isinya mengingat ada yang sudah pernah berhubungan dengan email tersebut. Ke depan, email resmi beralamat jpbi@undiksha.ac.id akan digunakan. Dianjurkan kepada rekan-rekan, mahasiswa dan civitas lainnya untuk menghubungi kami dengan email resmi tersebut.
Access Point
Selama ini, sinyal wifi tak pernah bisa sampai ke Jurusan yang terletak di ruangan paling pojok barat lantai 2 Fakultas. Dari informasi, kami mengetahui bahwa sebelumnya untuk melakukan kegiatan administrasi Jurusan, seperti email, dilakukan dengan gadget milik pribadi dan modem pribadi. Hal ini tentu tidak benar. Setelah kami amati, kami putuskan untuk meminta pihak terkait mengakomodasi keperluan ini. Sesuai prosedur, kami hubungi tim Teknologi Informasi (TI) di level Fakultas. Namun, sepertinya isu-isu seperti ini belum pernah ada yang mengangkat sehingga tim yang seharusnya bekerja malah melempar balik dan meminta kami langsung ke Pusat Komputer (Puskom).
Kami sangat ingat pesan dari salah satu rekan senior bahwa menjadi staf Jurusan itu memang memerlukan orang-orang yang rela work extra hours, walk extra miles. Kami hubungi pihak Puskom dan tanpa diduga, detik itu sudah langsung disetujui. Bahkan belum sempat kami buat surat permintaan sebagai bagian administrasi, alat sudah terpasang dan Jurusan memiliki access point ke Internet. Bagi kami, ini membuktikan bahwa memang perlu niat, kemauan dan usaha untuk merealisasikan sesuatu.
LAN, User Jurusan dan Shared Network
Setelah wifi terpasang, kendala lain masih ada. Komputer Sekjur dan Kajur ternyata tak memiliki wifi receiver. Komputer Sekjur memang ada receiver, namun bermasalah. Untuk itu, diperlukan cara agar staf bisa bekerja dengan cepat dan mudah. Selama ini, untuk melakukan aktivitas email, kami harus menscan dengan gadget pribadi (karena scanner tak berfungsi), kemudian upload di Google Drive pribadi baru di akses. Hal ini tentu tak praktis. Sebuah PC, apalagi untuk kepentingan administrasi, harus lengkap berisi penunjangnya. Salah satunya adalah koneksi Internet. Pilihannya, karena tak ada wifi receiver, adalah Local Area Network (LAN). Jika tidak, pekerjaan menjadi tak cepat dan kompleks. Padahal, semua bisa mudah dan praktis.
Isu terkait adalah, bahwa akses Internet di institusi ini tidak bisa multiple devices. Artinya, satu user, satu akses. Di belahan dunia lain, sebuah institusi memberikan akses untuk multiple devices. Karenanya, kami harus menggunakan user kami pribadi untuk kepentingan Jurusan. Lagi-lagi, ini tidak benar. Kami juga memiliki kepentingan akademik yang memerlukan akses di laptop atau perangkat pribadi. Jika sudah digunakan di perangkat lain, tentu user kami tak bisa dipakai berbarengan.
Untuk itu, kami kembali hubungi Tim TI Fakultas, karena ini prosedurnya. Namun, lagi-lagi kami diberi berita bahwa mereka tidak bisa dan meminta kami yang mengurus langsung hal ini. Hal ini berjarak satu hari setelah kami minta. Sebuah prosedur penanganan yang cukup lama. Karena diminta demikian, kami kemudian menghubungi Puskom dan menceritakan situasi ini. Lagi-lagi, dengan segera Puskom menyetujui permintaan kami. Kami hanya perlu mengambil kabel LAN dan mencatat user khusus untuk Jurusan. Setelah kami mendapatkan kabel LAN, kami pasang di dua komputer jurusan yang ada. User diberikan menyusul. Dibantu teknisi Fakultas, jadilah kami sekarang bisa bekerja dengan user untuk akses Internet khusus jurusan.
Mengingat azas praktis, kami memandang perlu adanya Shared Folder diantara dua komputer Jurusan. Merupakan hal yang sangat tidak praktis jika kami harus memindahkan file dari satu komputer ke komputer lainnya secara manual. Sekali lagi, sudah banyak yang menggunakan sistem Shared Folder untuk memudahkan. Kami tentu juga bisa mencobanya.
Namun ternyata teknisi Fakultas tidak memiliki kompetensi ini. Ketika kami minta agar menyelesaikan isu ini, kami malah diminta kembali mencari dan menghubungi pihak lain, seperti Puskom. Menurut kami, ini adalah sebuah hal yang tidak wajar. Isu Shared Folder akan kami selesaikan di lain waktu karena memang masih ada berbagai kesibukan dan tidak begitu urgent, namun sangat membantu kecepatan bekerja jika bisa diadakan.
Isu virus yang menjangkiti kedua PC Jurusan bisa kami tangani sendiri dengan bantuan kolega. PC yang bebas virus akan membuat nyaman bekerja.
Papan Pengumuman
Kami melihat papan pengumuman sebelumnya, baik untuk mahasiswa dan dosen, berupa sebuah papan kecil yang berukuran kira-kira 1m x 2m. Berlatar biru gelap, kertas putih akan jelas kelihatan. Namun, karena sering pengumuman itu terlalu banyak, papan tersebut tidak mampu menampung jumlah pengumuman yang harus ditempel di sana. Oleh karena itu, kami memutuskan menggantinya dengan papan dari spons agar bisa ditempel dengan paku pin, bukan lem. Dengan ukuran lebih lebar, sekitar 2m x 3m, dan warna terang, kami berharap pengumuman bisa lebih terbaca dan rapi. Ada papan khusus untuk mahasiswa dan dosen juga agar memudahkan saja.
Sistem Administrasi
Selama ini, kami melihat banyak surat masih memakai sistem manual atau cetak. Selain Surat Keputusan (SK) yang sifatnya harus dimiliki masing-masing sebagai dokumen cetak, hampir semua informasi dikirim dengan sistem manual cetak ini. Ketika sudah sampai di jurusan, biasanya informasi disebarkan lagi via SMS dan/ atau dibawakan ke masing-masing ruangan. Perlu diingat, lokasi staf dosen lainnya ada di lantai 3 atau di lokasi lain lembaga sehingga dengan banyaknya pekerjaan dan terbatasnya sumber daya manusia Jurusan, hal ini menjadi tidak praktis. Jika dosen tidak pernah datang ke mejanya atau sedang berkegiatan di tempat lain, tentu informasi tidak akan sampai tepat waktu. Ujungnya, Jurusan bisa mendapat komplain.
Melihat hal-hal tersebut, kami berusaha memanfaatkan teknologi namun tetap berusaha mengakomodasi segala hal yang mungkin muncul. Surat-surat berisi informasi umum, kami scan. Informasi beserta lampirannya kami kemudian kirimkan via email. Saat ini, hampir semua orang sudah memiliki perangkat dan akses memadai, sehingga hal ini bukanlah barang baru. Meski demikian, kami paham bahwa ada rekan yang belum terbiasa atau tidak memiliki akses ini. Untuk mengakomodasi seluruh kepentingan, kami tetap memberi tahu via SMS sebagai bagian dari transisi. Kelemahan SMS adalah tidak bisa menampilkan lampiran-lampiran. Dokumen tetap dicetak sesuai keperluan. Jadi, jika ada yang memerlukan, tetap bisa mendapatkannya dan diambil via Jurusan. Jika rekan sudah bisa akses email dan lampiran, diharapkan bisa langsung membaca atau mencetaknya sesuai kebutuhan masing-masing. Diharapkan, hal ini memudahkan, memberi nuansa praktis, cepat dan ada rekam jejak alur informasi yang bisa dipertanggungjawabkan di kemudian hari.
Untuk dokumen dan surat-surat yang memang harus dimiliki oleh masing-masing staf dosen, akan discan dan diberitahukan via email dan SMS, namun tidak akan lagi dibawakan ke ruangan masing-masing karena beban kerja dan keterbatasan sumber daya staf Jurusan tadi. Surat-surat sudah ditempatkan dan diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan rekan-rekan yang ingin mengambilnya di Jurusan langsung.
Berbagai pekerjaan lain masih banyak menanti. Namun, komitmen dan dedikasi akan selalu kami beri. (Admin)
